Nenhuma empresa está livre de situações como pedidos de desligamento de funcionários ou necessidade de afastamento de algum profissional.

No entanto, o que acontece depois disso? A conta que existia e que registrava o dia a dia de trabalho dessa pessoa deve ser excluída ou renomeada? Vamos perder tudo que estava registrado nas contas de e-mail e que poderiam ser de extrema importância? E os arquivos do Drive?

Sim, são muitas as dúvidas que podem aparecer. Por isso mesmo criamos um guia prático para que você saiba o que acontece em cada caso e escolha a melhor opção.

Quando você renomeia um usuário:

Gmail

• Quando você altera o endereço de e-mail principal de um usuário, o Google Apps retém o endereço antigo como um Alias (apelido / pseudônimo) com o objetivo de garantir a entrega contínua das mensagens. Caso queira utilizar novamente este endereço, exclua o apelido gerado pelo Google Apps.
• Ainda há acesso a todos os e-mails recebidos com o nome antigo.
• É preciso criar novas assinaturas do Gmail.
• Os usuários não recebem nenhuma confirmação de leitura das mensagens enviadas pelo endereço antigo.
• Atualize os filtros do Gmail para usar o novo endereço.

Agenda

• Os eventos criados antes da conta ser renomeada mostram o endereço antigo, enquanto os eventos novos mostram o endereço atualizado.
• Todas as agendas secundárias (qualquer agenda adicional criada por um usuário) continuarão a mostrar o nome de domínio principal original.
• Se o domínio principal original (que será o nome de domínio secundário após a nomeação) for excluído, todas as agendas secundárias e os eventos associados a elas também serão excluídos e não poderão ser recuperados.
• Todos os links para videoconferência em eventos existentes (incluindo os eventos recorrentes) incluirão o nome do domínio antigo. Não é possível participar clicando no link. Isso também é válido para lembretes por e-mail e e-mails de notificação de alterações. Os eventos criados após a alteração mostrarão o novo domínio no link da videoconferência.

Drive

• O novo usuário será o proprietário de todos os documentos.

Hangouts

• É possível ver o endereço de e-mail anterior no preenchimento automático ao utilizarem o Hangouts. No entanto, não é possível iniciar novas conversas com o endereço de e-mail antigo.

Google Apps Vault

• Todas as pesquisas ou políticas de retenção baseadas em filtros com o formato “from:user@domínio_antigo” ou “to:user@domínio_novo” precisarão ser criadas novamente.

E se eu decidir simplesmente excluir a conta?

O usuário perde o acesso aos serviços do Google Apps da organização, incluindo os arquivos do Google Drive ou as páginas do Google+ que pertencem a ele.
Os dados do Google Apps são excluídos, incluindo as mensagens do Gmail e dados da agenda.

Google Drive: Todos os arquivos do Drive do usuário são excluídos, incluindo Documentos, Planilhas e Apresentações Google.
Google Apps Vault: todas as regras de retenção e as retenções aplicáveis ao usuário são removidas. Todos os dados são excluídos do Google Apps Vault no prazo de 30 dias.
Google Sites: As páginas de sites criadas pelo usuário não são excluídas, no entanto, como administrador, você pode removê-los.

Exclui, mas me arrependi! Quanto tempo tenho para reverter?

É possível restaurar um usuário em até 5 dias após sua exclusão. Passado esse período todo seu conteúdo é removido permanentemente dos servidores Google e não será mais possível restaurar.
Google Vault: Todos os dados do usuário são excluídos do Google Apps Vault no prazo de 30 dias.

Alternativas extras:

• Google Takeout: Faça uma cópia dos dados do usuário, em arquivo .zip, para armazenar antes de excluir o usuário. Saiba mais.
• Transferência de propriedade (Drive): Transferir a propriedade de todos os arquivos e pastas para outro usuário da organização. Saiba mais.
• AODOCS (Drive): Programa de terceiros (pago) que, além de permitir a transferência de propriedade de documentos e pastas do Drive, permite ao administrador gerenciar qual usuário tem permissão para excluir.

Curtiram as dicas?

Ainda está em dúvida ou se interessou pelo assunto? Entre em contato com a Clara Cloud Services e aproveite todas as funções que o Google disponibiliza para deixar o seu trabalho mais prático.

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