Dicas e Truques –

Compartilhamento de agenda

O Google Agenda é uma ferramenta de gestão e planejamento que colabora, e muito, com a nossa rotina movimentada.

Com essa agenda à disposição, você não esquece de compromissos importantes e compartilha com outras pessoas essas informações, mantendo todos atualizados sobre o andamento de reuniões ou eventos.

Mas você sabe utilizar todas essas funcionalidades? Vamos te dar algumas dicas que podem ser úteis.

Como criar uma agenda de grupo:

1. Faça login na sua conta e selecione o Google Agenda.
2. Em configurações, vá em agendas, minhas agendas e clique em criar nova agenda.
3. Preencha com um nome, como, por exemplo,”Reunião Mensal”, a descrição, o local e o fuso horário.
4. Clique em criar agenda.
5. Para criar eventos, selecione-a em minhas agendas, clique na seta suspensa e selecione criar evento nesta agenda.

Agora, você quer aproveitar que criou uma agenda nova e compartilhá-la?

Com essa função outras pessoas podem ver a sua programação, ou editar informações importantes conforme a data do evento vá se aproximando.

Aliás, quando você adicionar alguém à sua agenda, poderá decidir como essa pessoa vê seus eventos e se ela poderá fazer essas alterações. Isso ficará a seu critério.

Conheça algumas formas de fazer esse compartilhamento.

Como compartilhar uma agenda de grupo

1. Caso queira compartilhar com todos os usuários existentes: distribua a agenda enviando um convite

1. Se você não tiver grupos, crie um grupo com as pessoas que devem ter acesso à agenda.
2. Encontre a agenda que será compartilhada em minhas agendas, clique na seta suspensa e selecione compartilhar esta agenda.
3. Em compartilhar com pessoas específicas, digite o nome do grupo na caixa inserir endereço de e-mail.
4. Também é possível adicionar endereços eletrônicos individuais.
5. Se necessário, altere as permissões. O padrão define a permissão ver todos os detalhes de eventos para todos no grupo, sem a possibilidade de fazer alterações.
6. Clique em salvar.
7. Seus usuários receberão uma mensagem de e-mail sobre a agenda. Basta clicar em um link no e-mail para adicionar a agenda à lista outras agendas. Se os usuários não clicarem no link, a agenda não será adicionada automaticamente.

1. b) No caso de novos usuários: informe o endereço da agenda

1. Copie e cole o endereço da agenda compartilhada em um documento de treinamento para novos usuários.
2. Para encontrar o endereço da agenda:
   • Na agenda do administrador, encontre a agenda compartilhada em minhas agendas.
   • Clique na seta suspensa da agenda compartilhada e selecione configurações da agenda.
   • Role até a seção endereço da agenda e copie o código da agenda.
3. Oriente o novo usuário a copiar o código na caixa adicionar a agenda de um colega de trabalho, em outras agendas, e pressionar “enter”.
4. Ela aparecerá na lista outros contatos do usuário.

Parar de compartilhar a agenda

Essas pessoas não fazem mais parte do grupo e é necessária a remoção das configurações de compartilhamento ou interromper o compartilhamento público? Sem problemas.

1. Abra o Google Agenda.
2. À esquerda, localize minhas agendas. Talvez seja necessário clicar para expandir.
3. Encontre a agenda que você deseja parar de compartilhar e clique na seta ao lado dela.
4. Selecione compartilhar esta agenda.
5. Para interromper o compartilhamento público, desmarque a caixa tornar esta agenda pública.
6. Para interromper o compartilhamento com pessoas específicas, clique no ícone da lixeira à direita de cada pessoa que você deseja remover.

Se você compartilha várias agendas, repita as etapas acima para cada uma delas.

Solução de problemas

Caso a outra pessoa esteja com problemas para visualizar a agenda, tente as etapas abaixo:

1. Verifique se o e-mail adicionado está correto.
2. Remova a pessoa das configurações de compartilhamento da agenda e adicione-a novamente.
3. Verifique se a pessoa clicou no link do e-mail que recebeu. Se ela não encontrar o e-mail, deverá procurá-lo na pasta “Spam”.

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