Google Vault: Suporte total para o Google Drive, Drive de Equipe e Grupos do Google
Administradores, a Google acaba de lançar uma funcionalidade adicional crucial no Vault, incluindo o suporte completo para o Google Drive, o recém-lançado Drive de Equipe e os Grupos do Google.
Definir políticas de retenção para o Google Drive, incluindo Drive de Equipe
A partir de agora, os administradores do G Suite não só podem pesquisar e exportar os arquivos do Drive dos funcionários, mas também definir políticas de retenção para gerenciar o ciclo de vida de arquivos em Meu Drive e os recém-lançados Drive de Equipe, independente dos arquivos serem Google ou não Google (desde que pertençam a usuários no seu domínio).
Assim como com o e-mail, a regra padrão será aplicada a todos os usuários em seu domínio. Você pode definir uma política de retenção indefinida (de forma que os arquivos nunca sejam excluídos) ou você pode optar por ter arquivos expurgados no final de um período de tempo específico. Esta regra padrão pode ser aplicada a todos os arquivos ou apenas a arquivos que foram excluídos pelos usuários.
Você também pode definir regras de retenção personalizadas para unidades organizacionais específicas (UOs) ou para Drives de Equipe. Assim como nos e-mails, as regras personalizadas substituem a regra padrão e, se várias regras personalizadas se aplicam a um arquivo, a regra mais longa prevalece. As regras personalizadas podem ser aplicadas a todos os arquivos ou apenas a arquivos que foram excluídos pelos usuários.
Ao contrário do e-mail, você não pode segmentar regras de retenção do Drive personalizadas com termos específicos.
Colocar retenções legais nos arquivos do Google Drive
Além de definir políticas de retenção, você pode agora colocar retenções legais nos arquivos do Google Drive e Drive de Equipe de seus funcionários, sejam eles arquivos do Google ou arquivos não pertencentes ao Google (contanto que pertençam a usuários do seu domínio). Isso preservará todos os arquivos pertencentes ou compartilhados com o usuário em guarda de documentos, independente se esse usuário excluir esses arquivos. Se um usuário em guarda de documento excluir um arquivo, ele será exibido como excluído para ele ou ela, mas estará disponível no Vault até que a retenção seja removida. Lembre-se que a guarda de documentos sempre prevalecem sobre as regras de retenção.
Observe que a política de retenção e os recursos de retenção legal ainda não estão disponíveis para o Google Apps Script.
Exportar arquivos do Google Drive a partir de um ponto no tempo
O Vault agora também permite que você exporte revisões dos arquivos Drive e Drive de Equipe de seus funcionários a partir de um ponto específico no tempo (isso se aplica a arquivos do Google Docs, Planilhas, Apresentações e Desenhos). Isso pode ser feito simplesmente especificando a Data da Versão desejada no formulário de pesquisa.
Observe que esse recurso ainda não está disponível para formulários do Google, Script do Google Apps ou qualquer tipo de documento que não seja do Google.
Usar o Google Vault para os Grupos do Google
Finalmente o Vault trabalha com grupos, ou seja, você pode pesquisar, exportar, definir políticas de retenção e colocar direitos legais sobre o conteúdo do Google Grupos de seus funcionários. Os grupos podem ser usados para listas de e-mail, fóruns e caixas de entrada compartilhadas ou colaborativas. Agora, você pode aplicar os mesmos programas de retenção e eDiscovery que você usa no Gmail para conteúdo armazenado em arquivos de Grupos.
Para saber mais sobre como o suporte do Vault para Drive, Drive de Equipe e Grupos pode ajudar sua organização a cumprir suas obrigações legais e necessidades de arquivamento, confira o Centro de Ajuda do Vault.
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