Melhore sua produtividade com dicas de usabilidade do G Suite

Quem trabalha com G Suite sabe a facilidade e praticidade que a solução nos traz diariamente. Mas é sempre muito bom aprender mais e entender melhor sobre nossas ferramentas de trabalho. Por isso, no dicas e truques de hoje, separamos dicas incríveis para você aumentar a produtividade, controlar melhor suas atividades e de seus colaboradores. Confira:

Trabalhar com arquivos do Office

No dia a dia, recebemos diversos documentos via e-mail, e no G Suite, você pode acessar arquivos do Microsoft® Office®, mesmo que o Office não esteja instalado.

Com o G Suite, você pode fazer o seguinte:

• Converter arquivos do Office e editá-los no Documentos, no Planilhas e no Apresentações
• Editar arquivos do Office no Drive sem convertê-los (o Office não é obrigatório)

Como fazer:

1. Abra o Documentos, Planilhas ou Apresentações e crie um documento, uma planilha ou uma apresentação.
2. Clique em Arquivo > Abrir > Fazer upload.
3. Selecione seu arquivo do Office e clique em Abrir. O arquivo do Office será salvo automaticamente como um arquivo do Documentos, Planilhas ou Apresentações.
   (Opcional) Para salvar seu documento novamente como um arquivo do Office, clique em Arquivo > Fazer download como > Microsoft Word (.docx), Microsoft Excel (.xlsx) ou Microsoft PowerPoint (.pptx).

Acessar arquivos armazenados sem acesso à Internet

Apenas no navegador Chrome

Falhas na conexão com a Internet não impedem que você trabalhe no Google Drive.

Configure o acesso off-line para acessar e editar seus arquivos a qualquer hora.

Exemplos:

• Trabalhe durante deslocamentos, mesmo sem acesso à Internet.
• Edite arquivos do Documentos, do Planilhas, do Apresentações e de outros produtos do Google durante falhas na conexão com a Internet.
• Trabalhe durante voos longos sem Wi-Fi.

Como fazer:

1. Se for a sua primeira vez fazendo isso, Instale o Drive File Stream.
2. Na pasta “computador” , clique no Drive File Stream
3. Clique com o botão direito no arquivo ou na pasta que você quer acessar off-line e selecione Drive File Stream > Disponível off-line.

Receber as notificações do Drive no Chat

Os bots do Hangouts Chat são contas especiais para você conversar e assim conectar-se a serviços. São os desenvolvedores de software que criam os bots, mas todos os usuários do Chat podem usá-los. Se você usa o bot do Google Drive, pode receber notificações no Chat sobre atividades realizadas no seu Drive.

Como fazer:

1. Abra o Chat.
2. À esquerda, clique em Encontrar pessoas, salas, bots e digite Google Drive.
3. Na lista de sugestões, selecione Google Drive.
4. À direita, em Bot do Google Drive, clique em Sim.

Quando você ativa as notificações do Drive, recebe mensagens diretas sobre os seguintes eventos do Drive:

• Alguém compartilhou um novo arquivo ou pasta com você.
• Um novo comentário mencionou você ou alguém atribuiu um item a você.
• Uma pessoa solicitou acesso a um arquivo seu.
• Pouco espaço de armazenamento no Drive.

Ver a atividade recente de um Drive de equipe

Se você quiser ver a atividade recente em um Drive de equipe, use o stream de atividades. Você terá acesso a informações importantes, como mudanças na associação, arquivos novos ou excluídos e mudanças nas configurações dos Drives de equipe. Também é possível ver quem alterou arquivos e quando.

Como fazer:

1. Abra o Google Drive e selecione um Drive de equipe à esquerda.
2. No canto superior direito, clique em Ver detalhes info.
3. Clique em Atividade.

Compartilhar arquivos com usuários do Office

Se você estiver trabalhando com pessoas que só usam o Microsoft® Office®, poderá compartilhar uma cópia de um arquivo do Documentos, Planilhas ou Apresentações com essas pessoas em um formato do Office. Elas poderão editar o arquivo no Office e enviá-lo novamente para você.

Como Fazer:

1. No Documentos, Planilhas ou Apresentações, abra o arquivo.
2. Clique em Arquivo > Enviar por e-mail como anexo.
3. Em Anexar como, escolha Microsoft Word, Microsoft Excel ou Microsoft PowerPoint.
4. Digite o endereço de e-mail, o assunto e a mensagem.
5. (Opcional) Marque a caixa Enviar uma cópia para mim.
6. Clique em Enviar.

Não tem G Suite e ficou interessado? Nos deixe saber! Entre em contato conosco:

• T.: +55 11 3588-4163
• E.: contato@claracloud.com.br

Fonte: Centro de Aprendizagem Google

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